Er waren 2 redenen om onze software te gaan vervangen. De projectadministratiesoftware waar wij mee werkten werd niet meer onderhouden en geüpdatet. Wij wilden geen risico lopen dat het pakket niet meer bruikbaar zou zijn door een Microsoft update waardoor het niet meer compatible zou zijn, of dat onze server aan vervanging toe zou zijn. Een tweede belangrijke reden was dat ook wij steeds meer in de Cloud wilden gaan werken en dat kon met het oude pakket niet.
Wij hebben een grondige analyse gemaakt van diverse pakketten op mogelijkheden, gebruiksvriendelijkheid en prijs. Belangrijk voor ons was dat zowel de projectadministratie als de boekhouding in één pakket bij elkaar zit. Bij deze analyse kwam Exact Online als beste uit de bus met prijs/kwaliteit verhouding.
De implementatie is geheel volgens planning verlopen. BSH kwam met een implementatieplan dat we vooraf grondig hebben doorgenomen en in de tijd hebben gepland. Achteraf bleek deze planning écht realistisch te zijn en konden we stap voor stap de onderdelen van de implementatie in een logische volgorde uitvoeren, waarmee we precies op tijd (lees 1 januari) ‘live’ konden gaan.
De begeleiding van BSH hebben wij ervaren als erg plezierig! Onze consultant had veel kennis van Exact Online en je merkte dat zij zich echt in ons bedrijf verdiepte. Ze gaf gevraagd en ongevraagd advies, waarbij wij nog veel ‘extra’ tips kregen voor een optimaal gebruik van het pakket. Het was plezierig te merken dat zij niet als controleur slechts afvinkte of wij ons ’implementatie-huiswerk’ hadden gedaan, maar stroopte zelf ook de mouwen op om actief mee te helpen om importbestanden goed te krijgen. Het werkte echt goed als ‘team’ met haar.
Belangrijke voordeel van het gebruik van Exact Online is dat het verwerken van de boekhouding vele malen sneller gaat door de bankkoppelingen en slim afboeken. Bovendien worden alle inkoopfacturen digitaal geaccordeerd, wat een goede interne afstemming geeft. Het bijhouden van onze opdrachten aan ‘derden’ via bestellingen is ook een verbetering t.o.v. ons oude pakket, de bewaking van de projecten gaat daardoor nog beter. Het proces van de verkoopfacturen gaat nu ook helemaal digitaal, wat ook weer tijd bespaart.
Voor klanten die overwegen over te stappen naar andere software nog de volgende tips:
Onderschat de tijd voor de implementatie niet. Start op tijd. Het is ook een goede reden om (voorafgaand aan de implementatie) weer eens door al je bedrijfsprocessen te lopen om te kijken waar het beter en/of efficiënter kan. Kan het eenvoudiger? Doen! Kan je opschonen? Doen! (Project-) administratie en uren boeken is (bijna) niemands hobby, dus houd het zo simpel mogelijk.
