Loonbedrijf van Nieuwkoop

Ons bedrijf werkte al jaren met een kleinschalig softwareprogramma wat speciaal gericht was op de agrarische sector, maar dit programma was niet erg gebruiksvriendelijk en ook gedateerd. Het programma bood wel een aantal voordelen die custom made voor ons bedrijf waren zoals bijvoorbeeld automatische werkbonnen, maar deze voordelen wogen voor ons niet meer op tegen de lage gebruiksvriendelijkheid van het programma. Goede en actuele inzichten in de administratie zijn belangrijk, tijd dus om over te gaan op een nieuw gebruikersvriendelijk software programma.


Van mensen in onze omgeving hadden we al erg positieve verhalen over Exact Online gehoord en dan met name over de gebruiksvriendelijkheid, dus zijn we ons hier meer in gaan verdiepen en werden we steeds enthousiaster over Exact Online Project Management. Een vertegenwoordiger van Exact heeft ons een demo laten zien van de mogelijkheden van Exact Online. Een groot voordeel vonden we dat het pakket “in de cloud” is en je met de financiële cockpit altijd direct inzicht hebt in je administratie. We wilden ook graag een uren app voor de urenregistratie van onze medewerkers en Exact bood deze ook aan, dus dit heeft ons ook geholpen met de keuze voor Exact. Uiteindelijk bleek deze app door de grote verscheidenheid van onze werkzaamheden niet geschikt om te gebruiken voor de urenregistratie van onze medewerkers en werken we nog steeds met papieren werkbonnen die we zelf handmatig invoeren in Exact Online, maar in de toekomst hopen we wel een geschikte uren app te vinden die gekoppeld kan worden aan Exact Online. Wel moeten we zeggen dat we de app voor volledige gebruikers wel heel handig vinden doordat je hiermee op elk moment vanaf je telefoon de administratie kunt zien.

De begeleiding van BSH vonden we erg goed, de consultant was erg deskundig met Exact Online en dacht ook goed mee met ons over hoe we bepaalde zaken zoals onze grote verscheidenheid aan werkzaamheden het beste in Exact Online konden zetten, dus dit heeft ons goed geholpen om de overstap te maken.

De overgang naar Exact Online is tot nu toe redelijk goed verlopen, we liepen in het begin wel tegen wat kleine dingen aan waarvan we niet helemaal snapten hoe het werkte, maar de Helpdesk van Exact Online bood vrijwel altijd direct een oplossing. en doordat Exact Online veel meer gestandaardiseerd is dan ons oude programma hebben we voor een aantal andere dingen ook andere oplossingen moeten bedenken, maar over het algemeen zijn we zeer tevreden over Exact Online Project Management.

De belangrijkste voordelen voor ons bedrijf van het werken met Exact Online:

  • Administratie is altijd en overal toegankelijk en niet meer alleen op kantoor
  • Veel beter inzicht in de administratie door de financiële cockpit en app
  • Hoge gebruiksvriendelijkheid

Ik zou Exact Online zeker aanraden als softwareprogramma door de hoge gebruiksvriendelijkheid, maar ik denk vooral dat je het werken met een nieuw programma de tijd moet geven. Onze medewerkers zagen aanvankelijk alleen de nadelen van een gestandaardiseerd pakket ten opzichte van ons oude custom made systeem, maar inmiddels zijn we een aantal maanden verder en zien we dat ook deze medewerkers steeds beter met Exact Online leren werken. Verder zou ik beslist de hulp van een consultant aanraden, zeker als je al een bestaande administratie in een ander softwareprogramma hebt, omdat dit de overstap naar Exact Online en de inrichting van het programma een stuk makkelijker maakt.

Voor meer referenties: