13 dec 18 april 2019, feestdag voor de overheid?
Ben jij huiverig of zie jij 18 april 2019 als feestdag? Ik hoop het laatste want dat wordt het. Vanaf dan zijn alle overheden, andere aanbestedende diensten en speciale sectororganisaties, verplicht om bij inkoopovereenkomsten e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Wat daar feestelijk aan is? Iedereen: overheden en bedrijven winnen tijd en besparen veel geld.
De handmatige verwerking van een factuur kost veel tijd. De verwerkingskosten bestaan uit arbeidsuren voor het overtypen van de factuur, correspondentie met leveranciers, controle en correctie van informatie op de factuur en aanmaningen versturen en verwerken.
Automatisch verwerken
Ga je elektronisch factureren in UBL-formaat via het PEPPOL-netwerk, dan win je veel tijd en bespaar je als overheidsinstelling geld. De wetgever erkent de winst. Vandaar dat alle overheidsinstanties per 18 april 2019 verplicht zijn om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Als ontvanger hoef je alleen nog maar te controleren en goed te keuren en dan wordt de factuur direct betaalbaar gesteld. Vertrouw jij de afzender, dan kan de verwerking zelfs helemaal automatisch gaan.
Verwerkingskosten
Waar de verwerking van een papieren factuur nog € 25 kost (bron: Aberdeen Group) kost dan de verwerking van een elektronische factuur nog maar ongeveer € 2,50. De kosten zitten in het gebruik van software om elektronisch te kunnen factureren en arbeidskosten voor controle en aanmaningen. Als je elektronisch factureert, krijg je sneller betaald dus aanmaningskosten heb je bijna niet. Doordat alles automatisch gaat, neemt de snelheid toe en de foutkans af. Dat verklaart dat de verwerkingskosten nog maar 1/10 bedragen ten opzichte van handmatige verwerking.
4,9 miljoen resultaten
Te mooi om waar te zijn, zo lijkt de BV Nederland te denken, want slechts 2% van de bedrijven factureert elektronisch. De rest spendeert nog veel tijd en geld aan handmatige verwerking. Dat is raar want als je Googelt op “voordelen e-factureren” krijg je 4,9 miljoen resultaten. De voordelen zijn bekend, maar waarom komt elektronisch factureren zo langzaam van de grond?
Kip-ei-problematiek
Simpel, e-factureren zuchtte tot nu toe onder kip-en-ei problematiek. Maar partijen nemen onder de regie van de overheid verantwoordelijkheid. Onze overheid helpt – de implementatie van de nieuwe aanbestedingswet is zojuist afgerond waardoor, naast centrale, ook alle decentrale overheden e-facturen moeten gaan accepteren. Lokale overheden die dit al hebben gedaan, melden aanzienlijk besparingen en kortere betaaltermijnen voor hun leveranciers. Dus ook de bakker om de hoek profiteert.
PEPPOL
Het vraagt veel volharding om een grote onderneming zover te krijgen, een e-factuur te sturen. Eindeloze telefoontjes en mailtjes met de helpdesk om een e-factuur te mogen ontvangen. Gelukkig zit er schot in de zaak. Zo heeft MKB Brandstof recent aangekondigd om klanten te factureren via PEPPOL. Boekhoudpakketten sluiten achter elkaar aan. Een toenemende aantal boekhoudpakketten biedt een volledig geïntegreerde aansluiting op het PEPPOL-netwerk. E-factureren wordt daarmee eenvoudiger, betrouwbaarder en veiliger dan het versturen en ontvangen van facturen via mail. Het boekhoudpakket neemt alle sores uit handen waarmee de voordelen bereikbaar zijn voor heel ondernemend Nederland en de overheid natuurlijk. Dus alle ingrediënten zijn aanwezig om 18 april 2019 uit te roepen als feestdag voor de overheid. Er wordt dan immers veel bespaard op de factuurverwerking, dus is er wellicht een potje voor een feestje.
Djimmy Zeijpveld is expert elektronisch factureren bij Exact