20 dec Hoe automatisering het werk van invoermedewerkers verdiept
DVG Groep omarmt de digitalisering en de veranderingen voor werkzaamheden van administratiekantoren. Na een gewenningsproces voor invoermedewerkers, is het gelukt om de administratieve verwerking te automatiseren met ‘No hands accounting’. “De stressmomenten zijn verdwenen en we zijn alert op eigenaardigheden.”
Verzet van medewerkers
Vijf jaar geleden besefte Marcel Hansen, partner bij DVG Groep dat het roer om moest bij zijn administratiekantoor. Er kwam een scan- en herkentool op de markt die koppelde met het boekhoudpakket. Die bleek echter te weinig tijdwinst op te leveren vanwege de gebrekkige herkenning van de facturen. DVG Groep (12 medewerkers en vestigingen in Uithoorn, Hoofddorp en Hillegom) bleef wel overtuigd van automatisering.
Na een marktverkenning koos DVG Groep 3 jaar geleden voor Exact Online. Die overgang bleek een enorme verandering. Medewerkers verzetten zich aanvankelijk. “Ik kon lezen en schrijven met het boekhoudpakket”, vertelt Mandy Timmer. “Ik heb moeite met veranderingen dus ik heb best wat tegengas gegeven. Uiteindelijk zag ik in dat de nieuwe werkwijze veel prettiger is.”
Niet voor klant denken
DVG Groep was al een paar jaar bezig om klanten vertrouwd te maken met digitale aanlevering van administraties. Dit proces liep langzaam omdat elke klant anders is. “Onze benadering is dat wij niet van te voren moeten bedenken wat de klant ervan vindt”, vertelt Marcel. “Dat is echt niet in te schatten. Zo wilde een 25-jarige ondernemer in eerste instantie gewoon zijn bonnen op papier blijven aanleveren. Terwijl een 72-jarige ons vroeg of we geen app hadden voor het scannen van zijn bonnetjes.”
Trigger digitaal aanleveren
Aan klanten die ongevoelig blijken voor het argument ‘inzicht’, vragen medewerkers of ze veel vraagposten hebben. Dan komt vaak naar boven dat ze toch regelmatig ongemak ervaren met pinbonnen. Dat is volgens Marcel vaak de trigger dat klanten digitaal gaan aanleveren. Een ander overtuigend voorbeeld is dat je met digitaal aanleveren geen bankafschriften achter de facturen hoeft te stoppen. Dat zien klanten ook als voordeel.”
Dagelijkse verwerking
Door deze klantgerichte benadering levert 90% van de klanten zijn bonnen en facturen digitaal aan. 62% doet dit via Mijn[DVG Groep] en de rest via email naar de administratie in Exact Online. De verwerking gaat vervolgens via Scan & Herken in combinatie met de mogelijkheden van ‘No hands accounting’ binnen Exact Online automatisch. 75% heeft een bankkoppeling waardoor de bankmutaties automatisch worden ingelezen en verwerkt. Marcel: “We werken door de automatisering dagelijks de administraties bij in plaats van maandelijks.”
20 uur besparing
Melanie van Leeuwen vindt het prettig dat de verwerking van de bankmutaties nu automatisch verloopt door de mogelijkheden van ‘slim toewijzen’. “Voorheen draaiden we per kwartaal altijd overuren om de administraties op tijd af te krijgen. Nu bespaar ik per kwartaal toch wel 20 uur op de verwerking. We hebben minder druk en geen stress meer.”
Dat betekent echter niet dat Mandy en Melanie minder te doen hebben. Integendeel, door de automatisering verschuift hun rol meer naar controle. “We kunnen meer de diepte in”, zegt Melanie.
Inzicht in opbouw administraties
Eerst lagen knelpunten bij DVG Groep bij de aanlevering aan het begin van het verwerkingstraject. Daardoor zaten de mensen die de controle deden te wachten op de ontbrekende documenten. Toen dit eerste traject sneller ging door automatisering, verplaatste de druk zich naar de afronding. Om die druk te verminderen, doen Mandy en Melanie nu ook de voorbereiding voor de controle. “Eerst boekte ik de facturen en kreeg achteraf van de controle terug dat bijvoorbeeld de energierekening ontbrak. Die moest ik dan opvragen”, illustreert Mandy. “Nu ben ik daar alert op. Ik heb veel meer inzicht in de opbouw van de administraties. Daardoor kan ik direct ontbrekende facturen opvragen en achterhalen waarom bijvoorbeeld betalingen ontbreken.”
Lopendebandwerk
Marcel: “Vroeger was het boeken plat gezegd lopendebandwerk. De stapel papier moest van rechts naar links. Ik vind het leuk om te zien dat medewerkers zich door de automatisering ontwikkelen. En we kunnen natuurlijk efficiënter werken omdat fouten direct worden ontdekt in plaats van bij de afronding.”