22 jan Leesvoer voor accountants die RGS moe zijn
Exact is deelnemer aan Zeker Online, een overleg van softwareleveranciers en de belastingdienst om de administratieve druk voor ondernemers, accountants en boekhouders te verlichten door automatisering. Volgens mijn collega Peter van Katwijk is het toverwoord RGS 3.1. Ben jij RGS moe? Dan moet je dit blog zeker lezen.
De belastingdienst wil toe naar een vooringevulde aangifte voor ondernemers. Te beginnen bij zzp’ers die een overzichtelijke administratie hebben. Maar hoe wil de belastingdienst aan de gegevens komen? Ondernemers hebben anders dan banken en verzekeraars niet de plicht om automatisch de gegevens te verstrekken. Hoe makkelijk is het dan dat de belastingdienst de boekhoudsoftware leegtrekt? Daar voelt Peter niets voor. Hij heeft zijn bezwaar met succes doorgevoerd tijdens een Zeker Online bijeenkomst. “We hebben het voor elkaar gekregen dat de belastingdienst enkel de gegevens van de ondernemer krijgt als hij of zijn accountant in het boekhoudpakket aangeeft dat zijn administratie gereed is.”
Invoering RGS tijdrovend
Voorwaarde is dat het zakelijke gedeelte van de administratie wordt aangeleverd volgens Referentie Grootboek Schema 3.1 (RGS 3.1). Omdat koppelen van RGS zo tijdrovend is, gebruikt bijna niemand het, behalve de accountants- en administratiekantoren die voorop willen lopen in de ontwikkelingen. Zij zullen nu hun wenkbrauwen optrekken. Weer een nieuwe versie… De invoering kostte me handenvol tijd en wat levert RGS me nu echt op? Een zeer terechte vraag, vindt Peter. “Hoe mooi zou het zijn als er een engine bestond die via kunstmatige intelligentie RGS 3.1 volautomatisch koppelt aan administraties. We onderzoeken hoe we een slimme tool kunnen maken en trainen op basis van al aan RGS 1.1 gekoppelde administraties bij accountants- en administratiekantoren. Zo hebben onlangs een succesvolle test gedaan waarbij we in een half uur 286.000 grootboekrekeningen hebben gekoppeld aan RGS 3.1. In totaal hebben we 112 miljoen grootboekrekeningen in onze database. Ik verwacht dat ze binnen 2 dagen te koppelen zijn.”
Tijdwinst
Indrukwekkend, maar wat kan het kantoren nu echt opleveren, vroeg ik aan Peter. “Tijdwinst want het koppelen gaat volautomatisch. Als er na de Belastingdienst meer uitvragende partijen gegevens via RGS 3.1 willen, dan zijn kantoren hierop voorbereid.
Nieuwe dienstverlening
Daarnaast is RGS de basis voor nieuwe dienstverlening van Exact aan accountants- en administratiekantoren. Denk je eens in als je de administraties volgens RGS op orde hebt. Dan ontstaan superkansen voor nieuwe dienstverlening. Denk aan data-analyse, benchmarking en cashflow voorspelling. Of denk je eens in hoe wij jouw kantoor kunnen helpen in een efficiencyslag. Als jouw klantadministraties gekoppeld zijn aan RGS kunnen wij bankmutaties slim toewijzen aan de juiste grootboekrekening. Dat kan door bankmutaties af te stemmen met alle andere administraties van Exact Online gebruikers die ook zijn gekoppeld aan het RGS. Dit is zeker geen verre toekomstmuziek.
Voorkom handmatig werk
In de accountancybranche is een flinke consolidatieslag gaande. Ieder kantoor heeft zijn eigen rekenschema. Een geconsolideerde jaarrekening opstellen is daardoor tijdrovend, evenals het uniform maken van de rekenschema’s. “Door koppeling aan RGS 3.1 voorkom je als kantoor veel handmatig werk”, zegt Peter. “Overgenomen kantoren kunnen blijven werken met hun rekeningschema, want via RGS kan je perfect een juiste interne rapportage doen.”
Succesvolle standaardisatie?
Sta je nu wel te trappelen om met RGS 3.1 aan de slag te gaan? Mooi, maar nog even geduld. We zijn druk met hoe we deze tijdsbesparing voor jouw kantoor met software kunnen ondersteunen. Wordt RGS nu echt een succesvolle standaardisatie? Ja, de eerste tests zijn hoopvol. Tien jaar geleden deed ik mijn afstudeeropdracht over XBRL. Die heb ik ingestoken op de centrale vraag: wat zijn de voordelen voor kantoren? Ik deed mijn stage bij een accountantskantoor en 1 dag per week ging ik terug naar school. Daar kreeg ik technische colleges over instance documenten, hoe de mappings in elkaar staken en xml-taal. Dat sloeg helemaal nergens op, want ik studeerde Accountancy. Ik wilde alleen maar weten hoe ik het moest gebruiken, niet hoe ik moest programmeren. Dat heb ik ook beschreven in mijn scriptie. Er werd bij XBRL totaal niet nagedacht over de voordelen voor kantoren. Toen haakten kantoren ook af en daarom is XBRL in de accountancy niet van de grond gekomen. Maar de praktische toepassingen zijn er wel en nu het koppelen van RGS 3.1 automatisch kan, zie ik alle stoplichten op groen staan.