08 dec Stamgegevens voor de digitale ketensamenwerking
Wanneer we gegevens uitwisselen tussen leveranciers en klanten, zoals bestellingen, verkooporders en artikelstamgegevens moeten we een eenduidige taal spreken. Immers, beide partijen moeten zekerheid hebben dat we over dezelfde gegevens spreken. Zonder digitale ketensamenwerking worden gegevens uitgewisseld met documenten, email en pdf bestanden. De ontvanger leest de gegevens verstrekt door de zender en interpreteert ze. Wanneer de zender om “15 m ijzerdraad 3mm” vraagt, kan dat best voor de ontvanger “15 MTR” van artikel “B0017” zijn. Dat is dan ook wat de ontvanger in zijn systeem invoert. Als gegevens digitaal worden uitgewisseld ontbreekt het deskundig oog van de ontvanger. Daarom is het essentieel om aan beide kanten dezelfde taal te spreken.
De digitale ketensamenwerking zien we bijvoorbeeld verwezenlijkt in het Smart Connected Supplier Network, SCSN, dat we met Exact gaan ondersteunen.
Identificatie van het bedrijf
De klassieke manier om een bericht te versturen is door het juiste postadres of emailadres te gebruiken. De digitale keten gebruikt geen email maar beveiligde berichten waarin zowel zender als ontvanger worden geïdentificeerd met een zogenaamd GLN-nummer. Ditzelfde nummer wordt bijvoorbeeld ook gebruikt voor EDI berichten. Waarom gebruiken we niet gewoon het KvK-nummer? De keten is allang internationaal. Terwijl we met gemak alle bedrijven in Nederland kunnen identificeren met een KvK-nummer wordt het een probleem als we over de grens zaken willen doen. De afkorting GLN staat voor Global Location Number, en het is dan ook wereldwijd geldig en bruikbaar. Een eigen GLN-nummer kan worden aangevraagd bij GS1 (zie https://www.gs1.org/1/glnrules/nl/guideline/234).
In Exact Online kunnen we het eigen GLN-nummer onderhouden door op de bedrijfsnaam links in de blauwe balk te klikken, en dan voor Onderhoud te kiezen. De GLN-nummers van relaties kunnen worden onderhouden via het menu Relaties > Leveranciers > Overzicht en Relaties > Klanten > Overzicht.
Identificatie van het artikel
Zender en ontvanger moeten dezelfde artikelcode en eenheid gebruiken. Uiteraard is het de leverancier die deze gegevens bepaalt. Het is welbegrepen dat we niet onze artikelcode of voorraadeenheid in Exact Online willen wijzigen. Daarom zijn de berichten gebaseerd op de Artikelcode leverancier en de Artikelcode klant, en op de bijbehorende eenheden. Op het artikelscherm, via de tab Prijzenbeheer, kunnen we de bij een specifieke leverancier behorende artikelgegevens aanpassen.
Let hierbij op drie belangrijke gegevens: De Artikelcode leverancier moet ingevuld worden, de Inkoopeenheid, en de conversiefactor naar de eigen voorraadeenheid. De leverancier moet dus helpen met het verstrekken van de juiste artikelcodes, maar ook met de gebruikte eenheden.
Zie hier een voorbeeld voor een bestelling bij een (aan het SCSN deelnemende) leverancier van staal:
De eenheden zijn ontleend aan een internationale tabel van de UN/ECE, https://unece.org/fileadmin/DAM/cefact/recommendations/rec20/rec20_rev3_Annex3e.pdf, waar ten behoeve van het SCSN een keuze uit is gemaakt. De reden om slechts bepaalde eenheden toe te staan komt voort uit de potentieel internationale dimensie: een relatie in Frankrijk weet niet wat de eenheidscode “Stuk” betekent, hij rekent er op dat hij de eenheidsomschrijving begrijpt (vertaling: pièce). Voor een digitale verwerking is dit lastig.
Een paar voorbeelden van UN/ECE eenheden:
Link naar artikel: Klik hier!