Zo haal je meer uit je software (en krijg je meer voor elkaar bij je leverancier)

15 jan Zo haal je meer uit je software (en krijg je meer voor elkaar bij je leverancier)

Veel ondernemers gebruiken maar een fractie van alle softwarefuncties. Dat is volgens Jarno van Hurne, Global Solution Marketing Director bij Exact, niet gek. “Hetzelfde zien we bij smartphones. Die worden steeds slimmer, terwijl de meeste mensen het apparaat gebruiken voor appen, bellen en social media. Ik raad je aan om de kennis van je bedrijfssoftware te vergroten en toe te passen. Zo krijg je meer tijd en ondersteuning voor het uitbouwen van je bedrijf. Daag vooral je softwareleverancier uit om je hierin te ondersteunen.” Lees hoe in Jarno’s blog.

Overdonderd

Softwareleveranciers innoveren zich suf. Periodiek presenteren ze de nieuwste snufjes waarbij hippe termen als machine learning, artificial intelligence je om de oren vliegen. Ik snap dat je daardoor wordt overdonderd. Dat is zonde, want de software biedt steeds meer mogelijkheden om verder te digitaliseren waardoor je als ondernemer tijd overhoudt voor je bedrijf.

Innovatie praten

Kijken we naar het gebruik van al die mooie features, dan is dat schrikken. Ondernemers gebruiken maar een fractie van de functies uit hun software. Hoe jammer is dat? Je betaalt 100% en gebruikt maar 25%. Wellicht moeten wij softwareleveranciers onze hand in eigen boezem steken. In plaats van uitsluitend over innovatie praten, ook aandacht vestigen op het gebruik.

54% levert op papier aan

No Hands Accounting oftewel handen vrij boekhouden. Klinkt futuristisch he? Maar het kan nu. De techniek is er klaar voor. Toch levert nog 54% van de ondernemers de administratie op papier aan bij de accountant of het administratiekantoor, blijkt uit de MKB Barometer. Hoeveel bomen kunnen blijven staan als iedereen digitaal aanlevert?

Tips voor terugdringing papierverbruik

Hier 3 tips voor terugdringing van je papierverbruik en vergroting van je grip:

1. Scan je bonnetjes met je smartphone waarop ook je boekhoudapp staat
   De verwerking gaat automatisch. En je kunt ze automatisch bij je accountant of boekhouder aanleveren, waardoor je ook minder vragen van hem krijgt. Daardoor houd je niet alleen tijd over, maar ook het contact met je boekhouder verbetert (en je kosten dalen).
2. Ga elektronisch factureren
   Je factuur komt automatisch in de boekhoudsoftware van je klant (en wordt sneller betaald). Je weet precies de status van je factuur en hoeft die niet handmatig te verwerken. En door facturen elektronisch te ontvangen, is zelf boeken niet meer nodig. Je bespaart daardoor tijd en voorkomt fouten.
3. Ga online samenwerken met je accountant of boekhouder
   Dit doe je door jouw boekhoudpakket te koppelen met dat van je accountant of administratiekantoor. Daardoor deel je digitaal je bonnen en facturen. Je bespaart niet alleen tijd, maar merkt dat de samenwerking verbetert. Je accountant hoeft je niet meer achter de broek te zitten om ontbrekende documenten. In plaats daarvan krijg je goede tips van hem omdat hij daar tijd voor heeft.

Hard of slim werken?

Ook in je primaire proces kan een hoop slimmer en beter. Vaak al met je bestaande software. Je moet alleen even weten hoe. Eerst de feiten. 42% van de handelsondernemers probeert marges te verbeteren door te onderhandelen met leveranciers. 41% geeft aan harder te werken om meer te verkopen. Maar wat is hard werken? Beter is het om slimmer te werken. Bijvoorbeeld door je voorraad slimmer in te richten. Dat doet slechts 27%. Alumat Zeeman is een van hen. De succesvolle kassenbouwer heeft een wildgroei aan orderpickers voorkomen door zijn magazijn slim in te richten met met handscanners die de orderpickers helpen fouten te voorkomen. Het bedrijf heeft dit voor elkaar gekregen door goed na te denken over de inrichting en heeft dit kunnen doen met het bestaande ERP-systeem.

Productiebedrijven verbranden € 6 miljard

Productiebedrijven doen er goed aan om hun leverbetrouwbaarheid te vergroten. €6 miljard gaat jaarlijks verloren door te late leveringen. Dat is 4% van de jaaromzet die door het putje verdwijnt. Dit komt doordat 16% van de klanten een ander zoekt bij een late levering. Flowdrill is zo’n bedrijf dat het snapt. Het maakt hardmetalen vloeiboren als alternatief voor standaard verbindingstechnieken. Vooral autofabrikanten lopen er mee weg. Leverbetrouwbaarheid is cruciaal in de business van Flowdrill. Met een slimme en goedkope ingreep wist het bedrijf de leverbetrouwbaarheid op te krikken van 93 naar 97%. Binnen een half jaar! 

Uitdagen

Deze twee bedrijven, al een tijd Exact-klant, hebben met elkaar gemeen dat ze ons hebben uitgedaagd. Ze wilden meer uit het systeem halen en hebben ons gevraagd en om dit gezamenlijk op te pakken. En zo zien we het graag. Dus wil jij meer uit je software halen, laat het weten. Via onze digitale ideeënbus of stuur me een e-mail. Luister ook het interview terug dat ik onlangs had met New Business Radio over hoe ondernemers nog succesvoller kunnen zijn in 2019.

Ik wens je een winstgevend 2019!